Вероватно једна од најбољих карактеристика које Смартсхеет може да понуди је прављење извештаја о пројекту. Омогућавање менаџерима пројеката да раде са подацима из различитих листова у једном приказу може бити стварна уштеда времена. Међутим, овај процес може изгледати као изазов за оне који никада нису правили извештаје или су тек почели да користе Смартсхеет. Ако припадате некој од две категорије, дошли сте на право место.
У овом водичу корак по корак, рећи ћемо вам све што треба да знате о креирању извештаја у Смартсхеет-у. Отићи ћете знајући које су различите врсте извештаја и како да их конфигуришете.
Како направити извештај у Смартсхеет-у на рачунару?
Сваки успешан менаџер пројекта мора да зна како да ефикасно обавља више задатака. Одржавање текућих задатака, недељне продаје или других пројеката може бити застрашујуће без благовремених извештаја о свакој од ових активности. Извештаји су посебно корисни за одговарање на основна пословна питања и управљање и праћење тока посла.
Можете уређивати, резимирати или сортирати све податке у извештају. Када га успешно направите, можете да га пошаљете, делите или објавите са својим колегама или заинтересованим странама.
Можете да креирате два основна типа извештаја у апликацији за прегледач за рачунаре Смартсхеет: Резиме извештаја о редовима и листовима.
Извештаји о редовима тренутно акумулирају податке редова са различитих листова. Захваљујући овим извештајима, можете добити преглед свих недовршених задатака, плаћања која нису прошла или било које друге информације наслагане у редове.
Извештај Резиме листа приказује збирне информације о пољима на различитим листовима. Ово је одличан алат за добијање детаљног прегледа различитих пројеката.
Можете да правите извештаје о редовима и резимеу у Репорт Буилдер-у унутар апликације Смартсхеет за десктоп претраживач. Овај процес укључује прилично неколико корака, али они ће бити прави комад за оне који пажљиво прате упутства у наставку:
Извештај о редовима
Корак 1: Креирање извештаја о редовима
- Пријавите се на свој Смартсхеет налог претраживача на радној површини.
- Дођите до знака Мени у горњем левом углу прозора.
- Кликните на знак плус да бисте ушли у центар за решења.
- Кликните на „Креирај“ на левој бочној траци.
- Изаберите „Извештај“ међу приказаним опцијама.
- Појавиће се прозор са упитом у којем ће се од вас тражити да дате назив извештају и одаберете тип извештаја.
- Изаберите „Извештај о редовима“ и кликните на „ОК“.
Сада ћете морати да конфигуришете свој извештај да бисте могли да га користите.
Корак 2: Конфигурисање извештаја о редовима
Користите картице на горњој траци са алаткама да бисте конфигурисали извештај о редовима. Можете да конфигуришете следеће: изворне табеле, колоне за приказ, критеријуме филтера, групу, резиме, сортирање. На пример, на картици Критеријуми филтера можете да изаберете услове за приказ у извештају. Можете да филтрирате по коментарима, одељењу, опису, додељеном и још много тога.
Корак 3: Сортирање резултата извештаја редова
Суштински део креирања извештаја о редовима је сортирање резултата по пољима:
- Кликните на одељак „Сортирај“ у менију траке са алаткама.
- Изаберите поље по којем ћете сортирати извештај.
- Изаберите „Сорт Десцендинг“ или „Сорт Асцендинг“ о томе како желите да сортирате резултате.
Ако желите да додате још критеријума за сортирање, кликните на опцију „Сортирај по другој колони“. Резултате извештаја можете сортирати по највише три поља.
Како направити извештај у апликацији Смартсхеет за иПхоне?
Смартсхеет иПхоне апликација вам омогућава приступ и уређивање информација у свим доступним листовима и извештајима. Ово може бити прави спас када сте напољу без рачунара и добијате импровизовани задатак конфигурисања података који треба да урадите одмах.
Међутим, мобилна апликација Смартсхеет не дозвољава корисницима да креирају нове извештаје. Као што је препоручено на њиховој веб локацији, најбоље је да користите апликацију са претходно подешеним извештајима или листовима. Требало би да користите верзију за десктоп да бисте подесили извештај или аутоматизацију прављења, применили формуле и друге административне промене. Можете да уносите промене у колоне на свом телефону ако сте администратор листа или власник.
Како направити извештај у Смартсхеет Андроид апликацији?
Приступ Смартсхеет извештајима на вашем Андроид уређају може бити изненађујуће згодан, посебно када је рачунар ван домашаја. Нажалост, Смартсхеет Андроид апликација још увек не подржава креирање нових извештаја.
Можете да приступите свим извештајима на свом радном простору у било ком тренутку користећи свој Андроид уређај. Такође можете да измените колоне ако сте власник или администратор извештаја. Прављење нових извештаја, листова или рад са било којом административном променом најбоље је урадити на Смартсхеет верзији за десктоп.
Како да направите збирни извештај у Смартсхеету?
Прављење збирног извештаја омогућава тимовима да акумулирају одређена поља резимеа са различитих листова на једном месту. То омогућава свима да уоче важне информације и податке у приказу на нивоу портфеља. Затим можете лако комбиновати податке у групе, сумирати информације применом функција и још много тога.
Ево шта треба да знате пре него што направите сажети извештај у Смартсхеет-у:
- Поља резимеа у свим листовима које планирате да укључите морају бити доследно именована. Апликација ће искључити информације за одређени резиме ако постоје и најмање разлике у размацима или правопису.
- Користите исте типове поља за све резимее који акумулирају исте податке. Желите да све колоне имају формат валуте ако, на пример, прикупљате информације о новцу. Ово ће помоћи да се клоните дуплих колона извештаја. Ако су нека поља била само бројеви, а друга валуте, на крају бисте имали две колоне – по једну за сваки тип поља.
Ево како да направите збирни извештај у Смартсхеет-у:
- Покрените апликацију Смартсхеет на претраживачу на радној површини.
- Пређите на траку менија у горњем десном углу. То је мени са три хоризонталне линије.
- Изаберите „Центар за решења“, представљен као знак плус.
- Кликните на дугме „Извештај“.
- Видећете упит у којем се од вас тражи да назовете извештај и изаберете тип извештаја.
- Изаберите опцију „Схеет Суммари Репорт“.
- Притисните „ОК“.
- (Опционално, може се урадити касније) У одељку „Изворни листови“ изаберите изворне листове чија поља резимеа листа желите да укључите.
- (Опционално, може се урадити касније) У одељку „Поља за приказ“ наведите колоне за приказ. Ово су резиме поља која желите да додате.
Можете да додате резиме извештаја директно на контролну таблу помоћу виџета извештаја. Такође можете да визуелизујете податке извештаја у графиконе или графиконе и да олакшате својим колегама приступ информацијама.
Да бисте креирали портфолио приказ свих укључених података, потребно је да дефинишете које информације ћете повући у збирни извештај. То можете учинити тако што ћете се кретати кроз подешавања траке са алаткама:
- Изворни листови: Одредите који лист и резиме листа треба укључити у извештај.
- Колоне за приказ: Изаберите поље резимеа које ћете укључити у извештај.
- Критеријуми филтера: Подесите параметре за информације приказане у извештају.
- Група: Организујте редове груписањем сличних података у логичке класификације.
- Резиме: Издвојите информације о језгру извештаја.
- Сортирај: Одаберите како да сортирате збирне податке извештаја.
Да бисте применили све ове промене, кликните на „Сачувај“ у горњем десном углу прозора апликације. Тада ћете моћи да видите све информације које испуњавају горе одабране критеријуме.
Како направити извештај о статусу у Смартсхеету?
Извештаји о статусу помажу у сумирању укупног напретка пројекта, а њихов главни циљ је да сви буду информисани о текућим променама и потенцијалним ризицима или препрекама на путу. Срећом, Смартсхеет има мноштво бесплатних шаблона које можете користити за креирање детаљног извештаја о статусу. Можете их пронаћи на овој страници.
Такође можете да креирате сопствени извештај о статусу и само да погледате шаблоне за инспирацију. Ево неких основних одељака које треба да укључите у свој извештај о статусу:
- Назив пројекта. Овде пишете назив пројекта. Име би требало да буде довољно јасно за све заинтересоване стране које би могле да погледају извештај о стању.
- Вођа пројекта. Име особе задужене за пројекат.
- Пројектни период. Временски период који пројекат обухвата.
- Датум завршетка. Овде би требало да напишете рок за завршетак пројекта. Ако не постоји тачан рок, можете написати процењени рок.
- Буџет. Какав је статус буџета вашег пројекта? Овде уносите да ли је на мети или не.
- Распоред. Овде записујете статус распореда вашег пројекта. Има ли блокада на путевима, или је до сада све на правом путу?
- Квалитет. Овде можете да унесете да ли је пројекат успешан или нагиње ризику.
- Обим. Запишите обим пројекта и да ли је почетни био превелик или мали.
- Ризици. Напишите о свим ризицима са којима се ваш пројекат суочио. Какав је сада њихов статус?
- Блокада путева. Наведите све друге препреке које би могле да ометају ваш пројекат.
Ови одељци ће бити више него довољни за креирање јасног извештаја који прати све фазе успеха пројекта.
Прављење извештаја у Смартсхеет-у
Прављење извештаја за праћење напретка пројекта је од суштинског значаја за обезбеђивање детаљног, компактног и временског тока посла. Комбиновањем података са више листова у један приказ портфеља, можете лако да делите кључне информације са заинтересованим странама. Са Смартсхеет-ом можете управо то. Надамо се да након читања нашег водича можете сами да креирате извештаје у Смартсхеету.
Који тип извештаја сматрате посебно корисним за управљање пројектима? Поделите своје мисли и искуства у одељку за коментаре испод.